MAMUJU TENGAH, BKM – Di balik sertipikat tanah yang dipegang masyarakat, ada satu dokumen kunci yang menentukan cepat-lambatnya pelayanan: warkah.

Itu yang kini tengah ditertibkan Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju Tengah. Bukan sekadar merapikan berkas, tapi membangun sistem agar pencarian dokumen tanah bisa dilakukan dalam hitungan menit, bukan jam.

Kantah Mateng melaksanakan kegiatan penataan, penyusunan, dan pemeliharaan dokumen warkah secara menyeluruh. Langkah ini diambil karena warkah bukan arsip mati usai pelayanan selesai. Di dalamnya tersimpan riwayat hukum bidang tanah yang sewaktu-waktu dibutuhkan untuk pemeriksaan, pencocokan data, hingga penelusuran permohonan lama.

Faktanya, tanpa sistem penyimpanan yang jelas, petugas bisa menghabiskan waktu lama hanya untuk mencari satu berkas lama di antara ribuan arsip kertas. Risiko salah tempat, dobel berkas, hingga dokumen tak ditemukan pun tinggi.

Karena itu, Kantah Mateng kini menerapkan sistem: setiap warkah dikelompokkan, diberi identitas jelas, dan ditempatkan di lokasi penyimpanan yang tetap. Tujuannya satu, petugas tahu persis di mana dokumen berada tanpa harus bongkar semua lemari arsip.

Tantangan arsip kertas bukan hanya soal kerapian, tapi soal keutuhan fisik. Kelembapan, debu, hingga penanganan yang salah bisa membuat dokumen rusak dan tak terbaca.

Maka pemeliharaan dilakukan berkelanjutan — cek kondisi berkas, perbaikan ruang simpan, hingga pembatasan akses peminjaman hanya bagi yang berwenang. Karena di dalam warkah terdapat data hak atas tanah dan informasi pribadi pemilik yang wajib dilindungi.

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menegaskan di Pasal 40, pengelolaan arsip harus sistematis, andal, dan utuh. Pasal 45 mewajibkan pemeliharaan untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.

Bahkan Pasal 42 dan 44 UU yang sama mewajibkan instansi menjaga keutuhan arsip terjaga dan membatasi akses terhadap arsip yang memuat informasi pribadi.

Bagi Kantah Mateng, arsip yang tertata adalah investasi administratif.

Dampaknya langsung ke masyarakat: proses pengecekan lebih cepat, koordinasi antar seksi lebih lancar, dan akuntabilitas lebih terjaga karena setiap peminjaman dan pengembalian dokumen tercatat.

Namun penataan ini tidak berhenti setelah rak tertata rapi. Kuncinya adalah konsistensi: pemeriksaan berkala, update daftar inventaris, penerapan jadwal retensi arsip, dan tidak asal musnahkan dokumen hanya karena dianggap lama.

“Arsip yang tertata bukan cuma soal ruangan rapi, tapi soal kesiapan kita melayani masyarakat secara terukur, tertib, dan bertanggung jawab,” menjadi semangat dari kegiatan ini.

Dengan warkah yang terjaga, Kantah Mamuju Tengah memastikan pelayanan pertanahan tidak hanya cepat, tapi juga aman dan dapat dipertanggungjawabkan.(Zulkifli)